De blinde vlek bij een samenwerking tussen afdelingen (1)

Geplaatst

Inleiding

In de maart/april uitgave van Harvard Business Review las ik dit artikel “The collaboration blind spot” waarin uit de doeken wordt gedaan wat de blinde vlek kan zijn bij het aangaan van een samenwerking tussen verschillende afdelingen of groepen binnen een organisatie. Door deze blinde vlek kan het resultaat van de samenwerking onder druk komen te staan. In deze samenvatting worden tevens de signalen genoemd die er op wijzen dat de blinde vlek inderdaad van toepassing is. In een volgend blog worden mogelijke oplossingen opgesomd.

Samenwerken wordt steeds belangrijker

Samenwerken hoort bij deze tijd. Doe waar je goed in bent en zoek gespecialiseerde partners voor die diensten die wel nodig zijn maar niet tot je kerncompetenties behoren. Dit geldt voor een samenwerkingsverband tussen organisaties maar ook voor samenwerkingen tussen afdelingen of groepen binnen een organisatie. Nu lijkt het gemakkelijk om zo’n samenwerking tussen afdelingen succesvol te laten verlopen. Er is immers uiteindelijk maar 1 opdrachtgever die bovendien kan beslissen over budget en bemensing. Bovendien zouden de neuzen al dezelfde kant op moeten staan want vanuit een gemeenschappelijke missie en visie worden gezamenlijke doelstellingen nagestreefd. De praktijk blijkt echter weerbarstiger.

De blinde vlek

Uit een diepgaand onderzoek, verricht door medewerkers van Harvard, naar succesfactoren bij een interne samenwerking, is gebleken dat managers de neiging hebben zich te concentreren op logistiek en processen, prikkels en resultaten. Dat lijkt volkomen logisch. Maar ze vergeten om na te gaan hoe de groepen die ze vragen om samen te werken dit verzoek ervaren, vooral wanneer deze groepen worden verteld om out-of-the-box te denken, te vernieuwen. Te vaak voelen groepen zich dan bedreigd. Ze voelen zich minder veilig binnen de eigen organisatie. Door deze zorgen over hun veiligheid, trekken groepen die gevraagd zijn om samen te werken zich vaak terug in zichzelf en nemen ze een defensieve houding aan. Hun topprioriteiten: bewaak het territorium, minimaliseer de dreiging. Een groep die zich richt op het beschermen van zijn terrein en het minimaliseren van bedreigingen komt al snel over als een niet-coöperatieve of slechte teamspeler.

Waarschuwingssignalen

Zoek tijdens samenwerkingsverbanden tussen afdelingen regelmatig naar territoriaal gedrag, als u beducht bent voor de blinde vlek. Signalen voor territoriaal gedrag kunnen zijn:

  • haantjesgedrag, bijvoorbeeld doordat een groep of afdeling consequent de leiding neemt en doet alsof de mening van de andere groep of afdeling niet van belang is;
  • publiekelijke aanvallen door bijvoorbeeld het bekritiseren van de operaties of processen van een andere groep. Openlijk twijfelen aan de kwaliteit of professionaliteit van de ander;
  • irriteren van de andere groep door bijvoorbeeld deze groep niet of te laat informeren over belangrijke afspraken, deadlines en niet het delen van de voortgang;
  • verborgen blokkeergedrag, zoals het dumpen van gegevens , in zo’n gecompliceerde vorm dat de andere groep het niet kan begrijpen en er ook niets mee kan doen;
  • het verleggen van expertise grenzen. Hierbij kan het zijn dat een groep zich steeds verder distantieert van de andere groep (wij zijn te verschillend dus de ander begrijpt ons niet) of beweert dat de groepen bijna identiek zijn waardoor het gemakkelijker wordt de ander te bekritiseren (jullie zien dat toch verkeerd).

Als dit soort van signalen van toepassing zijn, dient er actie ondernomen te worden.

In een volgend blog kom ik hierop terug en ga verder in op het soort actie dat dan gewenst is.

Jan Verdonk (06 5314 9183)

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *