De blinde vlek bij een samenwerking tussen afdelingen (2)

In een vorig blog ben ik, naar aanleiding van een artikel in Harvard Business Review, ingegaan op wat de blinde vlek kan zijn bij het aangaan van een samenwerking tussen verschillende afdelingen of groepen binnen een organisatie. Tevens werden de signalen benoemd die er op wijzen dat de blinde vlek inderdaad van toepassing is. In dit blog wil ik dieper ingaan op mogelijke oplossingen.

De blinde vlek

Te vaak voelen groepen zich bedreigd als er gevraagd wordt om samen te werken. Ze voelen zich minder veilig binnen de eigen organisatie. Door deze zorgen over hun veiligheid, trekken deze groepen zich vaak terug in zichzelf en nemen ze een defensieve houding aan. Hun topprioriteiten: bewaak het territorium, minimaliseer de dreiging. Zoek daarom tijdens samenwerkingsverbanden tussen afdelingen regelmatig naar territoriaal gedrag, als je beducht bent voor de blinde vlek. Signalen voor territoriaal gedrag kunnen zijn:

  • haantjesgedrag, bijvoorbeeld doordat een groep of afdeling consequent de leiding neemt en doet alsof de mening van de andere groep of afdeling niet van belang is;
  • publiekelijke aanvallen door bijvoorbeeld het bekritiseren van de operaties of processen van een andere groep. Openlijk twijfelen aan de kwaliteit of professionaliteit van de ander;
  • irriteren van de andere groep door bijvoorbeeld deze groep niet of te laat informeren over belangrijke afspraken, deadlines en niet het delen van de voortgang;
  • verborgen blokkeergedrag, zoals het dumpen van gegevens , in zo’n gecompliceerde vorm dat de andere groep het niet kan begrijpen en er ook niets mee kan doen;
  • het verleggen van expertise grenzen. Hierbij kan het zijn dat een groep zich steeds verder distantieert van de andere groep (wij zijn te verschillend dus de ander begrijpt ons niet) of beweert dat de groepen bijna identiek zijn waardoor het gemakkelijker wordt de ander te bekritiseren (jullie zien dat toch verkeerd).

Welke actie’s kun je ondernemen?

Als je dit soort van signalen herkent, is het verstandig om actie te ondernemen. Mogelijke acties die je kunt nemen als leidinggevende zijn:

Stimuleer de eigenheid van de groep

Laat de groepsleden zelf de groep beschrijven. Waar zijn ze uniek in als groep? Hoe zien andere groepen hen? Waardoor worden ze gewaardeerd door de interne of externe klant? De sterktes en eigenheid van de groep komen hierdoor sterk naar voren. Met deze sterktes in het achterhoofd kan tevens worden bepaald of de groep een grotere verantwoordelijkheid kan krijgen tijdens het samenwerkingstraject.

Bevestig de legitimiteit van de groep

Stel de vraag wat het doel is van deze groep en waarom de organisatie de groep waardevol vindt. Met de antwoorden op die vragen in het achterhoofd kun je (opnieuw) de cruciale taken – en het krediet – benoemen die tijdens de samenwerking moeten worden gedeeld. Door vervolgens publiekelijk het belang van de groep en de gedifferentieerde waarde ervan in het bedrijf te erkennen en communiceren, bevestig je de legitimiteit van de groep en neemt hun gevoel van veiligheid toe. Het is verstandig om deze boodschap te blijven herhalen, vooral tijdens de eerste maanden van de samenwerking, zodat de groep zich gesteund blijft voelen.

Laat de groep in control blijven

Om na te gaan of een samenwerkingsinitiatief het controlegevoel van een groep bedreigt, moet je de belangrijkste gebieden identificeren waarop de groep autonomie en beslissingsrechten heeft. Ga na voor welke onderwerpen, processen, apparatuur en beslissingen deze groep verantwoordelijk is? Betrek er vervolgens de samenwerking bij. Welke onderwerpen, processen, apparatuur en beslissingen vereisen gedeelde controle en hoe verhoudt zich dit tot de controles die de groep nu autonoom uitvoert. Maak vervolgens samen met de groep afspraken hoe je hiermee om wilt gaan en leg dit vast.

Met deze mogelijke oplossingen in het achterhoofd kun je adequaat reageren als je een blinde vlek bespeurt bij een interne samenwerking. Als u meer over dit onderwerp wilt weten, ben ik graag bereid u te woord te staan.

Jan Verdonk
06 5314 9183

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *