Kwaliteitsverbetering wettelijke controles: vier stappen, één methode

Geplaatst

Leren van andere sectorale toezichthouders

De Nederlandse samenleving is opgedeeld in verschillende sectoren; denk aan zorg, volkshuisvesting en onderwijs. Bijna elke sector beschikt over een eigen wettelijke toezichthouder die oog heeft voor het maatschappelijke belang binnen die sector. Het is nuttig om kennis te nemen van de toezichtpraktijk binnen een andere sector dan die waarin jezelf werkzaam bent, omdat dezelfde maatschappelijke tendensen voorkomen in meerdere sectoren. Zo hebben bijna alle wettelijke toezichthouders aandacht voor cultuur en gedrag.

De Autoriteit Financiële Markten (AFM) houdt toezicht op financiële ondernemingen. De AFM doet veelvuldig onderzoek naar gedrag en cultuur. De cultuur binnen een organisatie heeft immers grote invloed op hoe medewerkers zich gedragen. Bij dergelijke onderzoeken verkrijgt de AFM beter inzicht in de factoren die gewenst gedrag belemmeren of stimuleren. Dat helpt de AFM om toezichtrisico’s in een vroeg stadium te signaleren.

Accountantsorganisaties werken aan het verbeteren van de kwaliteit van hun wettelijke controles. Onlangs heeft de AFM een rapport uitgebracht waarin handreikingen staan die accountantsorganisaties daarbij helpen.

Deze handreikingen zijn ook nuttig voor andere organisaties die een kwaliteitsverbetering nastreven.

Vier stappen, één methode

De AFM heeft een methode ontwikkeld die accountantsorganisaties helpen met het inventariseren en aanpakken van belangrijke factoren voor kwaliteitsgerichtheid, op een manier die aansluit bij de specifieke behoefte van de eigen organisatie. Deze methode is gebaseerd op de bekende plan-do-check-act cyclus.

Stap 1: inventariseren

De eerste stap is om vast te stellen welke factoren het meest kansrijk zijn om te verbeteren. Het gaat om factoren zoals beleid, bestuur en leiderschap, kritische werkhouding en nog meer.[1] Bij al deze factoren geeft de organisatie aan hoe goed deze factoren worden ingevuld. Voor het maken van een inschatting kunnen verschillende methodes worden gebruikt: vragenlijsten, interviews of focusgroepen geven een inzicht in de goede of minder goede invulling van elke factor. De huidige status van de factor kan worden gekwalificeerd als (relatief) slecht, redelijk of goed.

Stap 2: prioriteren

De tweede stap houdt in dat per factor de prioriteitsscore wordt bepaald. De factoren met de grootste bijdrage aan de verbetering en de laagste invulling krijgen de hoogste prioriteit: ‘Aanpakken’. De factoren die al goed zijn ingevuld worden gevolgd, zodat de goede invulling wordt bewaakt: ‘Borgen’. Als een factor weinig bijdraagt dan krijgt deze een lage prioriteit.

Stap 3: organiseren

In de derde stap wordt bepaald op welke beleidsterreinen de geprioriteerde factoren van toepassing zijn. Daarbij wordt ook aangegeven welke aanpassingen de organisatie nastreeft voor het realiseren van de kwaliteitsverbetering en waarom. Een aanpassing hoeft niet altijd meer regels of checklists te betekenen. Een organisatie kan bijvoorbeeld ook kiezen om regels met averechtse effecten te schrappen.

Stap 4: leren

De vierde stap begint wanneer de aanpassingen zijn doorgevoerd en de interventies zijn afgerond. Door de gevolgen van de aanpassingen en interventies te monitoren kan de organisatie leren. De organisatie kan intern of extern met de toezichthouder reflecteren over de effectiviteit van de aanpassingen en interventies. Deze lerende stap kan leiden tot nieuwe inzichten en nieuwe uitgangspunten voor een herhaling van de stappen.

Slot

De methode die de AFM toepast bij haar toezicht op de verbeterslagen van accountantsorganisaties geeft aanwijzingen, het is geen afvinklijst. Het doel is om leidinggevende te ondersteunen bij het gestructureerd verbeteren van de kwaliteit van hun processen. De methode helpt ook bij het voeren van het gesprek over houding, gedrag en cultuur met elkaar.

Deze methode is niet beperkt tot de kwaliteitsverbeteringen die accountantsorganisaties maken. Deze ‘vier stappen, één methode’ is goed toepasbaar bij andere organisaties die een kwaliteitsverbetering nastreven.

Henry Goverde

E-mail: henry.goverde@dispicio.nl

Telefoon: 06 5315 3456


[1]. Zie voor een volledige opsomming van de factoren het AFM rapport ‘Handvatten voor accountantsorganisaties’.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *