Corona en externe samenwerking: 5 tips voor een soepeler verloop

Op het moment dat sommige organisaties overwegen om de medewerkers mondjesmaat terug te laten keren naar het kantoor, slaat de tweede coronagolf toe. Thuiswerken blijft de norm. Nu blijkt het binnen organisaties al een heksentoer om het werk zo goed als mogelijk doorgang te laten vinden met iedereen thuis. Binnen een samenwerking tussen externe partijen wordt het alleen maar lastiger. Maar je kunt er iets aan doen.

Op zoek naar een nieuwe balans

Het aanbieden van de juiste en gelijke faciliteiten, hiërarchie en groepsdruk zijn belangrijke pijlers om een en ander in goede banen te leiden. Bij een samenwerking met externe partijen dragen deze pijlers echter maar beperkt bij tot een juist verloop. Niet iedereen heeft dezelfde faciliteiten ter beschikking. Bovendien is het vervelend om opeens met Teams te vergaderen als je Zoom gewend bent en vice versa. En het inkijkje in je thuiswerkkamer is voor collega’s nog acceptabel maar voor externe relaties ligt dat weer anders.
Hiërarchie is minder nadrukkelijk aanwezig. De projectmanager gaat uiteindelijk de beoordeling niet bepalen en al helemaal niet als die werkzaam is bij een andere organisatie. Je verschuilen achter drukte, prioriteiten, afhankelijkheid van collega’s en corona zorgen er tot slot voor dat er ook van groepsdruk minder sprake is binnen het externe samenwerkingsverband. Als programma- of projectmanager dus een hele kluif om dit alles goed te coördineren. Als bestuurder een uitdaging om de ambitie en doelen binnen de externe samenwerking te realiseren.

Wat kan je helpen om in tijden van corona toch de gewenste voortgang te realiseren? Hier volgen 5 tips.

Tip 1: Kijk naar wat wel kan

Corona is een valide oorzaak voor een verminderd enthousiasme. Door de omschakeling verdwijnen deels gekozen patronen en moet er binnen het samenwerkingsverband worden gezocht naar een nieuwe balans. Kijk daarbij naar wat wél kan, ook al is de impact gering. Welke resultaten kunnen er, het liefst op korte termijn, wél worden geboekt. Succes is een belangrijke voorwaarde voor enthousiasme en zorgt ook versneld voor een nieuwe balans.

Tip 2: Blijf rolvast

Ieder heeft een eigen rol binnen een externe samenwerking. Je vertegenwoordigt niet alleen een organisatie maar ook een standpunt, mening, doel. Door het thuiswerken kan er een bepaalde nonchalance ontstaan waardoor je sommige signalen niet oppikt. Men kijkt niet meteen fysiek in jouw richting als het gespreksonderwerp om jouw expertise vraagt. Blijf hierop alert en speel je rol met bravoure.

Tip 3: Luister naar elkaar

Gemakkelijker gezegd dan gedaan. Luisteren is al een vak op zich en als men ook nog wordt afgeleid door allerlei pop up- en mailberichten, met de mute knop onder handbereik, wordt het al helemaal een uitdaging. Maak dit bespreekbaar en zet dit om in afspraken. Ruim daarbij ook tijd in om wel even op die telefoon of in die mailbox te kijken. En voor wie beter wil leren luisteren, beveel ik deze video (duur 7:50)  aan. Lees ook de tips van Henry over het vergaderen met Teams.

Tip 4: Zoek het informele contact

Na afloop van een bijeenkomst één op één napraten op het parkeerterrein of in de ontvangstruimte is er ook niet bij in dit coronatijdperk. Toch is dit, met name binnen een extern samenwerkings-verband, wel een wezenlijk onderdeel van het proces om tot het beoogde resultaat te komen. Je ziet elkaar maar beperkt en dan is dit één op één contact belangrijk om elkaar beter te leren kennen en meer begrip te krijgen voor elkaars motieven en uitdagingen. Voel je dus niet bezwaard om na een meeting even te appen of bellen naar een andere deelnemer.

Tip 5: Evalueer en leer

Samen ontdekken is erg belangrijk in deze nieuwe werkomgeving. Het is dus ook van belang om stil te staan bij het feit dat die werkwijze een nieuwe werkelijkheid vormt en niet alleen een bijkomend ongemak. Ga hier met elkaar het gesprek over aan. Wat vindt men vervelend en wat spreekt aan. In de eigen organisatie vanzelfsprekend, bij een samenwerking met externe partijen veel minder. Het advies is om hier ruimte voor in te ruimen.

Heeft u nog andere tips? Ik hoor ze graag.

Jan Verdonk
0653149183

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *